Чтобы создать и хранить инструкции в одном месте, мы рекомендуем использовать отдельную учетную запись Google. Почему это важно?

• Во-первых, это обеспечит порядок в документах — инструкции не будут смешиваться с другими файлами, что упростит их поиск и управление ими.
• Во-вторых, отдельная учетная запись дает больше свободного места на Google Диске, что особенно важно для компании с большим количеством процессов и подпроцессов.

Откройте Google Диск, созданный для инструкций, и создайте новую папку для их хранения. Назовите её, например, "Инструкции для персонала". Эта папка станет основным местом хранения для всех ваших документов и материалов, обеспечивая четкую организацию и быстрый доступ.

В общей папке "Инструкции для персонала" создайте 5 отдельных папок для разных типов инструкций. Посмотрите [пример организации папок] (http://surl.li/eggval), чтобы увидеть, как это должно выглядеть. Такая структура поможет вам лучше организовать документы по типам, чтобы их было легче создавать и находить.
Названия папок подпишите следующим образом:

• “1_Н_Направляющие формы” - папка для хранения направляющих форм, инструкции в которых вы изложите последовательность, как выполнять работу (процесс).
• “2_С_Стандарты (требования)” - папка для хранения инструкций в которых вы пропишите требования к выполнению работы (процессам).
• “3_П_Пояснения” - папка для хранения инструкций в которых вы пропишите разъяснения, как пользоваться ресурсами компании или как выполнять конкретное действие в работе.
• "4_ПП_Проверочные списки для процесса (чек-листы)” - в этой папке будете хранить созданные чек-листы для проверки работы.
• “5_ПР_Проверочные списки для результата (чек-листы)” - в этой папке будете хранить созданные чек-листы для проверки конечного результата работы.

Для каждой папки, соответствующей типу инструкции, сохраните копию шаблона, который вы будете использовать для создания инструкций. Для этого перейдите по ссылкам в задании, откройте каждый шаблон, нажмите "Файл" — "Создать копию" и сохраните эту копию в соответствующую папку на вашем Google Диске. Сделайте это для всех пяти шаблонов.
Такой подход поможет вам стандартизировать процесс создания инструкций и поддерживать их единообразное оформление.

Чтобы организовать работу с каждой инструкцией, создайте для нее отдельную папку. В этой папке храните все связанные материалы: визуальные элементы, предыдущие версии и заметки по инструкции.
Для названия папки используйте название инструкции, которое прописали в столбце №4 реестра инструкций. Это название должно включать номер, тип документа и название процесса.
Пример: бизнес-процесс "Приготовить вареники". В реестре инструкций (столбец №4) прописали уникальный номер и название этой инструкции — "1_Н_Как приготовить вареники", далее копируем название и присваиваем для созданной папки. Далее в реестре к названию добавляем ссылку на эту папку, для оперативного перехода.

Последовательность действий:

1. Перейдите в папку соответствующего типа инструкции, которую планируете создать. В этой папке создайте персональную папку для новой инструкции.
2. Перейдите в реестр, скопируйте в столбце № 4 название инструкции и используйте его для наименования персональной папки для этой инструкции (слайд № ...).
3. Кликните по этой папке правой кнопкой мыши и скопируйте ссылку на эту папку (“Поделится” - “Открыть доступ” - “Копировать ссылку” - “Готово”) и вставте ссылку на эту папку в название инструкции в реестре инструкции в столбце №4.

Персональная папка для хранения инструкции и материалов готова, можете перейти к ней прямо из реестра, кликнув по названию.

6.1 В каждую персональную папку добавляйте две дополнительные папки и документ Google Docs для заметок:

• папка “Мультимедиа” - для хранения изображений, видео, аудио и других материалов, которые будете дополнять в инструкцию.
• папка “Архив версий” - для хранения всех устаревших версий инструкций.

Важно помнить! Не вносите дополнения в уже опубликованные инструкции, создавайте копию последней версии и вносите изменения туда. В реестре инструкций (в листе №2) укажите: номер новой версии, дату публикации и информацию об обновлениях. После публикации обновленной версии, прошлую версию добавьте в папку "Архив версий" и закройте к ней доступ. Это поможет вам отслеживать, какой версией пользуются сотрудники и при необходимости обновить инструкцию если она используется в печатном виде.

• Google Docs “Заметки” - для записи замечаний и предложений сотрудников, клиентов или подрядчиков. Со временем эти заметки помогут вам создать обновленную версию инструкции.

6.2 При именовании папок и документа Google Docs добавьте уникальный номер инструкции и сокращенное обозначение типа инструкции в начале названия. Например, в персональной папке инструкции с названием "1_Н_Как приготовить вареники", создаем две папки и Google Docs и присваиваем названия:

• 1_Н_Мультимедиа
• 1_Н_Архив версий
• 1_Н_Заметки

Посмотрите [пример вложений в папку] (http://surl.li/sevitq), чтобы увидеть, как это должно выглядеть.

Такое наименования уменьшит вероятность путаницы при поиске нужной инструкции на Google Диске. Например, без указания номера вы будете видеть множество папок и файлов с одинаковыми названиями, что затруднит вам поиск и управление ими.

6.3 Добавьте ссылку на документ "Заметки" в реестр инструкций.
Чтобы удобно вносить заметки для будущих обновлений, добавьте ссылку на документ Google Docs "Заметки" в реестр инструкций.
Последовательность действий:

1. Кликните по документу правой кнопкой мыши и скопируйте ссылку на этот документ (“Поделится” - “Открыть доступ” - “Копировать ссылку” - “Готово”).
2. Перейдите в реестр инструкций, столбец № 1, добавьте к номеру инструкции эту ссылку.

Теперь вы можете быстро перейти к документу "Заметки" прямо из реестра, кликнув на номер инструкции, и оперативно вносить изменения.