ИП может выдать доверенность на подписание счетов-фактур, но первичные учетные документы (акты / УПД) он должен подписывать самостоятельно. Доверенность на подписание счетов-фактур должна быть удостоверена нотариально.

В случае несоответствия первичных учетных документов и счетов-фактур обязательным требованиям налоговый орган может признать расходы и налоговые вычеты, учтенные на основании таких документов, документально не подтвержденными и не обоснованными, а также до начислить на этом основании налоги.

Подпись лица, совершившего хозяйственную операцию либо ответственного за ее оформление, является одним из обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В отношении индивидуальных предпринимателей дополнительные требования установлены п. 10 порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Согласно этой норме передавать право подписи первичных документов другим лицам индивидуальные предприниматели не могут. Исключение сделано только для кассового чека.

Поскольку счет-фактура не является первичным учетным документом, право его подписания индивидуальный предприниматель может передать другому лицу на основании доверенности (п. 6 ст. 169 НК РФ).

По общему правилу порядок оформления доверенности установлен гл. 10 ГК РФ. В частности, в доверенности обязательно должна быть указана дата ее выдачи (ст. 186 ГК РФ), иначе она считается недействительной.

При оформлении доверенности на подписание от лица индивидуального предпринимателя счетов-фактур нужно учитывать и специальные требования, установленные налоговым законодательством. Так, пунктом 6 ст. 169 НК РФ закреплено, что в доверенности от ИП на подписание счетов-фактур следует указать реквизиты свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Поскольку НК РФ приравнивает индивидуальных предпринимателей к физическим лицами, то доверенность, выданная предпринимателем в целях представления его интересов в области налоговых правоотношений, должна быть удостоверена нотариусом (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).

Документ, подписанный не уполномоченным лицом, не может быть принят к учету. При нарушении ИП правил подписания счетов-фактур и первичных учетных документов покупатели (заказчики) этого предпринимателя столкнутся с неблагоприятными последствиями в виде отказа налогового органа признать расходы и вычеты по НДС обоснованными.

Если ИП передал полномочия другому физическому лицу по какой либо доверенности для подписания каких либо документов, риск несет заказчик, которому ИП будет оказывать услуги.

При проверке, налоговая может не признать оплаты такому ИП обоснованными расходами организации заказчика и до начислить налоги и штрафы.